審計技巧 - 查核文件和記錄


審計技巧 - 查核文件和記錄,這是審計最基本的方法之一。例如賬上顯示企業擁有某家公司股份,我們就要查核股份證明書,甚至查閱該公司的股東名冊。

文件和記錄是一家企業重要的東西。不論企業身在何地,當地法例總會要求企業保存某些文件和記錄。例如香港,公司法要求企業保存股東名冊、董事名冊、董事會會議記錄等等,稅例要求企業必需保存會計記錄七年,還有最低工資法例,要求僱主保存員工出勤時數等等。

另外,不論企業大小,總會有些內部指引、規則或者既定的做法,要求同事對某些事項和活動做記錄。例如合同、報價單、發票、送貨單、訂單、銀行月結單、客戶資料、員工資料、存貨資料等一大堆。而且記錄的形式也分紙面和電子兩種。

一般來說,企業都會給予審計人員查看一切文件和記錄的權力。不過,審計技巧 - 查核文件和記錄始終是一個較為被動的方法,因為必需依靠企業提供。若果他們故意收起資料甚至不作記錄的話,除非違反相關法例或企業內的規定,否則我們也沒他們辦法。

另外,如果情況許可,老練的審計人會要求直接到企業處找資料,例如自己到會計部的文件櫃找,不用勞煩會計同事幫忙。這樣做有三個好處,一是減低企業在提供資料前做篩選,盡量保持記錄的「原汁原味」;二是藉此機會查看其他沒有要求,甚至不知道存在的資料,問題往往能在此時發現;三是減輕對企業的「滋擾」,有助維持良好的工作關係。

此外,運用審計技巧 - 查核文件和記錄時要留意其「可信度」。一般來說,由企業以外的第三方提供的東西,可信度較企業內部提供的高。例如確定銀行存款有多少,我們會查看銀行發出的月結單,甚至要求銀行出具銀行對賬單,而不會只看會計部編制的銀行賬。

但可信度高並不代表其他的就不用看,例如要查核某一項銀行付款,我們不能單看銀行月結單,因為它只能證明款項於某日支付出去,我們還需要查閱銀行賬,核對日期和金額是否和月結單相符,並查閱收款人的名稱和憑證號碼,再找出相關的憑證來進一步核對。

所以,運用審計技巧 - 查核文件和記錄前,必須先了解審計目的,再根據目的確定要查閱甚麼,並且了解所需資料那處可以提供,並且是否可信可靠。
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